15 smarta tips för föreningens sekreterare

Det var länge sedan en sekre­terare var hänvisad till skriv­maskin och Tipp-Ex. När datorer och ordbehandlingsprogram blev var mans egendom blev jobbet betydligt lättare.

 

Numera finns det ett ännu bättre verktyg, nämligen molntjänster som Google Drive.

 

I del 1 av ­Föreningsskolan förklarades vad molnet egentligen är och vad det finns för fördelar och risker. Vi gick igenom skillnaderna mellan Googles gratistjänster och betaltjänsten Google Apps, och vi guidade till hur föreningen gör för att skaffa tjänsten. Vi tittade också närmare på hur kassören kan dra nytta av Google Kalkylblad, som är ett slags molnversion av Microsoft Excel.

 

Nu är det dags att gå in på sekreterarens uppgifter.    
 

 ?  Vad är Google ­Dokument?

Google har länge varit ganska förvirrat när det gäller namngivningen av sina molntjänster. I början var Google Dokument (Google Docs) samlingsnamnet på företagets hela kontorspaket i molnet, men numera är det bara namnet på ordbehandlingsdelen.

 

Google Drive är i stället det gemensamma namnet på såväl den näthårddisk där filerna lagras och på verktygen ­Dokument (motsvarar Word), Kalkyl­ark (Excel) och Presentationer (Powerpoint).
 

 ?  Vad är fördelen ­framför vanliga Word?

Google Dokument fungerar på ungefär samma sätt som Microsoft Word och andra vanliga ordbehandlings­program. Som du ser i bilden nedan är upplägget ungefär detsamma. Skillnaden är att dokumentet ligger på nätet, och att du inte behöver något speciellt program för att läsa eller redigera. En internet­uppkoppling och en webb­läsare är allt som behövs, vilket gör att du kan jobba var du vill.

 

Är ni flera som ska arbeta med samma text blir fördelen extra tydlig. Samtliga medlemmar i styrelsen kan med andra ord göra ändringar i exempelvis protokollet eller brevet till ­medlemmarna.

 

En annan fördel är att historiken sparas. Om någon gör något galet med dokumentet kan ni gå tillbaka till en tidigare version och återställa den. Det här hittar ni under Arkiv, Visa ändringshistorik.
 

 ?  Finns det inga ­alternativ?

Google är förstås inte ensamma om att erbjuda kontorspaket online. Microsofts motsvarighet heter Onedrive (onedrive.live.com), och det innehåller nedbantade versioner av bland annat Word. Upplägget är ungefär detsamma, och vad du väljer är en smaksak. Här koncentrerar vi oss dock på Googles lösning.
 

 ?  Hur använder jag Google Dokument?

Många tycker att det smidigaste är att använda en vanlig dator för att skriva text. För att göra det surfar du in på drive.google.com och loggar in med ditt Google-konto (se nedan).

 

Du kan förstås även använda en surfplatta eller mobiltelefon. För att göra det går du in på Google Play om du har Android och App Store om du har Iphone eller Ipad. Här söker du efter Google Dokument (eller Google Docs om du har en ­engelsk version). Vill du även hålla reda på dina filer laddar du hem appen Google Drive.

 

I resten av artikeln koncentrerar vi oss på webbversionen, men som du ser är det ingen stor skillnad på upplägget.
 

 ?  Hur skapar jag ett dokument?

Logga in på drive.google.com och klicka på Skapa, Dokument. Observera att du aldrig behöver spara ditt dokument manuellt – det sker automatiskt. Som standard blir namnet Namnlöst dokument, och om du vill ändra det klickar du på namnet högst upp till vänster eller väljer Arkiv, Byt namn.
 

 ?  Vilka funktioner finns?

Google Dokument innehåller färre funktioner än kompletta ordbehandlingsprogram som Microsoft Word, men de viktigaste finns där. Programmet har svensk rättstavning och möjligheter att byta typsnitt, storlek, färg med mera. Du kan infoga bilder, tabeller och ­länkar, och du kan skapa sid­huvuden, sidfötter, innehålls­förteckningar, bokmärken och fotnoter.

 

Det finns dessutom en del Google-relaterade funktioner, till exempel möjligheten att söka på nätet direkt från programmet, och du kan auto­matiskt översätta texten till exempelvis engelska.
 

 ?  Hur arbetar jag offline?

En nackdel med att ha program i molnet är att du ständigt måste ha en internetuppkoppling. I Google Dokument har det här lösts genom en funktion som kallas för Offline-läge. Förutsättningen för att den ska fungera är att du kör Googles egen webbläsare Chrome (chrome.google.com).

 

Du slår på offline-funktionen genom att logga in på drive.google.com och klicka på inställningsknappen högst upp till höger. Välj Inställningar, Offline och kryssa i synkroniseringsrutan.

 

Visas en äldre version av Google Drive väljer du i stället Mer i menyn till vänster. Klicka på knappen för att installera offline-appen via Googles tilläggshanterare Chrome Web Store. Installera tillägget genom att klicka på Starta appen. Gå tillbaka till Google Drive, klicka på nytt på Mer, Offline. Välj Aktivera offline.

 

 

Jobba jämt. Tack vare Offline-läget kan du arbeta med dokumenten även när du inte är uppkopplad.
 

 ?  Vad gör jag med gamla dokument?

Om du har gamla dokument skrivna i exempelvis Word på din hårddisk är det lätt att ladda upp dem på Google Drive. Gå bara till Google Drives huvudsida och klicka på pilen bredvid knappen Skapa. Välj Filer, leta upp ditt dokument och klicka på Öppna. Du kan även föra över hela mappar.

 

När du klickar på dokumentet visas det som standard i visningsläget, och du kan bara titta på det. För att kunna redigera får du i stället högerklicka och välja Öppna med, Google Dokument. Nu omvandlas Word-filen till ett redigeringsbart Google-dokument.

 

Om du vill slippa göra det här manuellt kan du klicka på inställningsknappen och välja Inställningar för överföring. Välj Konvertera överförda filer till Google Dokument-format.

 

Öppet. Du kan enkelt föra över andra filer och mappar till Google Dokument.
 

 ?  Hur delar jag ett dokument?

En av grundtankarna i Google Dokument är att man ska kunna dela dokument med andra. Du som äger dokumentet bestämmer om andra bara ska få läsa dokumentet eller om de även ska kunna redigera och kommentera – och du kan förstås ge olika personer olika rättigheter. Styrelsen kanske ska få möjlighet att redigera medan medlemmarna bara får titta.
 

 ?  Hur låser jag ­dokumenten?

Ett Google-dokument är ”levande”. Du kan alltså när du vill gå in och göra ändringar, och det är inte bara positivt. Du kanske inte vill att föreningens stadgar eller årsmötesprotokollet ska kunna ändras hur som helst. En enkel lösning är att spara dokumentet som en pdf-fil. Den är låst och kan inte ändras. Pdf är dessutom ett standardformat som går att visa överallt – med samma utseende. Det enda som krävs är att mottagaren har ett gratisprogram som Adobe Reader (get.adobe.com/se/reader) installerat.

 

För att spara filen som pdf väljer du Arkiv, Hämta som, PDF-dokument. Nu får du spara dokumentet som en vanlig fil på din hårddisk. Som du ser kan du också välja andra format, till exempel Word och ren text.

 

De här filerna kan du dela via Google Dokument, men du kan förstås lika gärna välja att skicka dem via mejl.
 

 ?  Var läser jag mer?    

Det finns många standarddokument för en förening, och på sajten Föreningsinfo hittar du färdiga mallar för exempelvis kallelser, protokoll och verksamhetsberättelser. Det finns också ett omfattande mallbibliotek hos Microsoft.

 

I båda fallen hämtar du hem en Word-fil till datorn och laddar upp den på Google Dokument. Det finns även ett Mallgalleri i Google Dokument.
Google Dokument har en inbyggd rättstavningsfunktion, men du kan även ha nytta av Svenska Akademiens Ordlista, som finns gratis på nätet.
Länkar till sajterna finns på pcforalla.se/foreningslankar..

---

 

Kom igång och lägg till dina kontakter

1. Om din förening inte redan har något Google-konto skaffar ni det online. För att få gratisversionen går du in på accounts.google.com och klickar på Skapa ett konto. Betalversion kostar cirka 360 kronor per år. Du skaffar den genom att surfa till google.se/apps, klicka på Starta din ­kostnadsfria provversion och följa instruktionerna. I första delen av vår föreningsskola finns en mer detaljerad beskrivning av registreringen.

 

    
2. För att kunna jobba tillsammans med andra i Google Dokument är det smart att skapa en gemensam kontakt­lista. Det gör du genom att surfa till www.gmail.com och växla från Gmail till Kontakter i spalten till vänster.

 

3. För att lägga in en kontakt klickar du på Ny kontakt och fyller i uppgifter som namn, mejladress, telefonnummer med mera. Precis som i övriga Google-tjänster behöver du inte spara någonting manuellt. Vänta bara någon sekund innan du stänger fönstret så sker det automatiskt.

 

4. Om du vill kan du använda så kallade grupper. Dessa gör det lättare att dela dokument med flera personer samtidigt. Du skapar en grupp genom att klicka på Ny grupp längst till vänster och ge gruppen ett namn, exempelvis Styrelsen.

 

5. Lägg till medlemmar i gruppen genom att klicka på Mina kontakter, ­markera vilka kontakter som ska ingå i gruppen och klicka på knappen Grupper.

 

Här kryssar du för de grupper som personen ska ingå i. Som du ser kan en person ingå i mer än en grupp.

---

 

Jobba tillsammans med andra

En av poängerna med Google Dokument är att det är enkelt att arbeta tillsammans med andra. För att göra det öppnar du ett dokument och väljer Arkiv, Dela (eller klickar på knappen Dela högst upp till höger).

Du kan bjuda in enskilda personer genom att ange deras mejladresser (A) och om du har skapat en grupp kan du bjuda in samtliga personer genom att ange gruppens namn. Välj om de ska få redigera, kommentera eller enbart visa dokumentet (B). Du kan även mejla personen att den är inbjuden (C). Avsluta med Skicka (D).

 

Ett alternativ till att mejla är att skapa en direktlänk. Det gör du genom att ändra Vem som har åtkomst (E) och välja Alla med länken. Precis som ovan kan du välja om personerna får redigera, kommentera eller visa dokumentet. Klicka på Spara och dela länken via Gmail, Google+, Facebook eller Twitter (F). Du kan även kopiera den till valfritt program (G). Observera att den som får länken inte behöver logga in.

---

 

 

Så funkar Google Dokument

När du skapar ett nytt Google-dokument får du se ett tomt dokument på skärmen, och sedan är det bara att börja skriva vid markören.

 

 

Har du en liten skärm kan du behöva förstora visningsläget på skärmen (A), vilket inte påverkar själva dokumentet.

 

Precis som i andra ord­behandlingsprogram kan du variera typsnitt, storlek, stil och färg, och du kan skapa textmallar för exempelvis rubriker (B). Du väljer också om texten exempelvis ska vara centrerad och vilket radavstånd det ska vara (C). Andra möjligheter är att skapa listor och att ändra indraget (D).

 

Om du vill ändra i en text ska det stå Redigering (E), men du kan även välja att bara visa dokumentet.

 

Google Dokument har en svensk stavningskontroll (F). Om den protesterar mot ett ord som är korrekt kan du högerklicka och lägga in det i din personliga ordlista.

 

Genom att högerklicka någonstans får du fler möjligheter, till exempel för att klippa och klistra (G). Jobbar du tillsammans med andra kan du även redigera och ­kommentera (H). Läs mer om det ovan!

 

Du kan förstås skriva ut dokumentet på papper (I).

 

För mer avancerade funktioner använder du rullgardinsmenyerna högst upp (J).

---

 

 

Så använder du Microsoft Word

Du behöver förstås inte använda Google Dokument för att kunna arbeta tillsammans med andra. Även Microsofts datorprogram Word erbjuder den här funktionen, och du kan välja mellan två olika verktyg.

 

 

Det enklaste heter Kommentera, och du använder det genom att klicka på fliken ­Granska (A) och välja Ny kommentar (B). Nu kan du skriva en kommentar ute i kanten av dokumentet (C) och den inleds med dina initialer. Du tar bort en kommentar genom att höger­klicka på den och välja Ta bort kommentar.

 

Det andra verktyget heter Spåra ändringar, och passar bra när flera personer redigerar varandras text. Du kan med andra ord se vilka ändringar de andra styrelsemedlemmarna har gjort – och du kan välja att acceptera eller ignorera.

 

Observera att funktionen bara ska vara påslagen när ni redigerar texter. Eftersom alla korrigeringar visas blir dokumentet rätt rörigt om den alltid är påslagen.

 

Du använder funktionen genom att klicka på fliken Granska (A). Nu ser du en knapp som heter Spåra ­ändringar (D). Klicka en gång för att koppla på funktionen och en gång till för att koppla bort den. När funktionen är påkopplad visas det genom att knappen är gulröd (som i exemplet ovan). När någon har slagit på Spåra ändringar visas alla korrigeringar personen har gjort, och du får en chans att godkänna eller ignorera. Det här gör du genom
att högerklicka på korrigeringen, som är understruken (E). Nu öppnas en meny och du kan välja Acceptera eller Ignorera (F).